Planificación técnica
Checklist técnico antes de instalar una pantalla LED en un evento
Medidas, estructura, potencia, accesos, señal y horarios: reúne estos datos antes de cerrar la pantalla para evitar cambios de última hora y recibir una propuesta realmente comparable.
Una misma medida puede requerir estructuras, potencia, tiempos y accesos completamente distintos según el lugar del evento.
Antes de contratar
No empieces por los metros cuadrados: empieza por las condiciones reales del montaje.
La pantalla debe caber, verse bien, recibir señal y poder instalarse con seguridad dentro del tiempo disponible. Por eso un presupuesto responsable necesita más información que una anchura y una altura aproximadas.
Esta guía ayuda a organizadores, agencias y responsables de producción a recopilar los datos que debe revisar el equipo técnico. No sustituye un proyecto, un cálculo estructural, una evaluación de riesgos ni las autorizaciones que puedan resultar necesarias.
Si todavía no tienes una medida, consulta primero la guía para elegir el tamaño de pantalla LED.
Para reunir todos los datos en un único texto, utiliza el generador de briefing para presupuesto.
Para preparar la conversación con el recinto también puedes utilizar la calculadora de potencia y consumo de pantalla LED.
Ocho comprobaciones
Qué revisar en el recinto antes de confirmar la pantalla
Estas variables se relacionan entre sí. Un cambio en la medida puede alterar estructura, consumo, transporte, resolución, tiempos y coste de personal.
Espacio y visibilidad
Mide ancho, altura y fondo disponibles. Añade la distancia a la primera y última fila, los ángulos laterales y cualquier columna, lámpara o elemento escénico que pueda limitar la visión.
Estructura y apoyo
Confirma si la pantalla puede apoyarse en el suelo o si el recinto admite una estructura suspendida. Las cargas, puntos de rigging y estabilidad deben validarse por responsables competentes.
Potencia eléctrica
Solicita al recinto la potencia disponible, tipo de tomas, ubicación de cuadros y protecciones. El consumo depende de la superficie, el modelo, el brillo y el contenido mostrado.
Accesos y logística
Revisa muelles, ascensores, puertas, rampas, recorridos interiores, aparcamiento y restricciones de carga. Una pantalla modular viaja en flight cases y necesita una ruta de entrada viable.
Horarios y coordinación
Separa tiempo para descarga, estructura, pantalla, cableado, configuración, pruebas y desmontaje. Incluye las ventanas del recinto y la coordinación con sonido, iluminación y escenografía.
Señal y control
Define ordenadores, cámaras, realización, reproductores, formatos de vídeo y posición del control técnico. Prepara una señal principal y una alternativa para contenidos críticos.
Exterior y meteorología
En exterior deben estudiarse orientación solar, lluvia, viento, temperatura, drenaje, protección del cableado y protocolo meteorológico. La decisión no depende únicamente del grado IP.
Seguridad y documentación
Pregunta qué certificados, autorizaciones, coordinación preventiva o documentación técnica exige el recinto. Las necesidades cambian según el montaje, el espacio y la normativa aplicable.
Producción en Madrid
Qué confirmar según el tipo de recinto de Madrid
La logística cambia entre Madrid capital, IFEMA, el Corredor del Henares y el resto de la Comunidad. Estas preguntas sirven para preparar la llamada con el espacio; cada recinto mantiene sus propios procedimientos y debe confirmar las condiciones finales.
Hoteles y centros de congresos
Confirma el muelle asignado, horario de descarga, medidas del montacargas, recorrido hasta la sala, protección de suelos y acreditaciones de personal y vehículos.
Pabellones y recintos feriales
Solicita puerta de acceso, ventana para vehículos, límites de altura, servicios técnicos del recinto, puntos de rigging autorizados y horario de pruebas antes de la apertura.
Teatros y auditorios
Revisa embocadura, fondo útil, carga admisible, acceso técnico, posición de control, recursos de rigging disponibles y orden de trabajo entre proveedores.
Sedes corporativas y oficinas
Mide ascensores y puertas, valida el recorrido por zonas comunes, horarios permitidos, control de accesos, protección del pavimento y una ruta de cableado practicable.
Fincas, carpas y espacios privados
Comprueba firme y pendiente, entrada de vehículos, potencia disponible, distancia al cuadro, anclajes o lastre, drenaje y el protocolo previsto ante lluvia o viento.
Plazas y espacios de gestión municipal
Define con la organización el perímetro técnico, llegada de vehículos, ubicación de cuadros, protección del público, horarios y documentación que solicite el espacio para ese montaje.
¿Ya conoces el espacio? Incluye dirección, persona técnica, horario de carga y medidas de acceso al pedir el presupuesto de alquiler de pantalla LED en Madrid.
Copiar checklist
De la propuesta al desmontaje
Cuatro momentos en los que conviene comprobar los datos
- 01Antes de solicitar presupuesto
Envía plano o fotografías, ubicación, horario, aforo, distancia de visión, contenido previsto y una medida aproximada. Con esa información se puede plantear una primera configuración.
- 02Antes de confirmar el montaje
Valida accesos, estructura, potencia, horarios, restricciones del recinto y posición del control. Si faltan datos críticos, conviene realizar una visita técnica.
- 03Antes de abrir puertas
Comprueba señal principal y de respaldo, mapeado, brillo, color, reproducción, cámaras, módulos de sustitución y seguridad del perímetro técnico.
- 04Después del evento
Planifica el apagado, desmontaje y salida de material dentro de la ventana acordada, manteniendo despejadas las rutas y coordinando al resto de proveedores.
Señal y operación
La pantalla necesita un flujo de vídeo definido y probado.
El procesador recibe las fuentes, adapta el lienzo a la resolución física y distribuye la imagen entre los gabinetes. La posición del control, la longitud de los recorridos y el número de señales deben estudiarse antes de tender el cableado.
- Identifica ordenadores, cámaras, realización y reproductores.
- Confirma resolución, frecuencia y relación de aspecto de las fuentes.
- Define quién cambia contenidos y quién supervisa la pantalla.
- Prepara un archivo y una ruta de señal de respaldo cuando el evento lo requiera.
La guía para preparar vídeos y presentaciones explica cómo entregar los contenidos antes de las pruebas.
Para enviar al recinto
Checklist copiable para preparar la solicitud
Puedes pegar esta lista en un correo, briefing o documento de producción y completar cada punto con el recinto y los proveedores implicados.
- Fecha, dirección y persona de contacto del recinto.
- Plano, fotografías y medidas útiles del escenario.
- Altura disponible y distancia hasta la última fila.
- Número de asistentes y distribución del público.
- Posibles puntos de apoyo o rigging validados por el recinto.
- Potencia eléctrica disponible, tomas, cuadros y recorrido del cableado.
- Acceso de carga, ascensores, puertas y horario de descarga.
- Tiempo autorizado para montaje, pruebas y desmontaje.
- Ordenadores, cámaras, realización y conexiones de vídeo previstas.
- Resolución, relación de aspecto y fecha de entrega de contenidos.
- Necesidad de técnico durante el evento y señal de respaldo.
- Condiciones de exterior, permisos y documentación requerida, si aplica.
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Montajes al aire libre
En exterior, el plan meteorológico forma parte del diseño.
El brillo y la protección del panel son solo una parte. También deben revisarse estructura, lastre, viento, lluvia, temperatura, orientación solar, alimentación, evacuación de agua y criterios de parada.
Criterio y fuentes
Cómo se ha elaborado esta guía
El contenido organiza las preguntas que se revisan al preparar una instalación temporal: espacio, estructura, coordinación, electricidad, señal, accesos, tiempos y pruebas. Las condiciones finales deben contrastarse con el equipo concreto, el recinto y los responsables técnicos que correspondan.
Fuentes de referencia:
Preguntas frecuentes
Dudas sobre el recinto y la instalación
¿Siempre hace falta una visita técnica?
No siempre. Un plano fiable, fotografías actuales y datos completos pueden ser suficientes para montajes sencillos. La visita resulta especialmente útil cuando hay accesos complejos, suspensión, gran formato, exterior, poco tiempo de montaje o coordinación con varios proveedores.
¿Quién decide si la pantalla se apoya o se suspende?
La solución se estudia entre el proveedor audiovisual, el recinto y, cuando corresponde, los responsables técnicos de estructura o rigging. No debe elegirse solo por estética: importan cargas, altura, estabilidad, accesos y normativa.
¿Cuánta potencia eléctrica necesita una pantalla LED?
No existe una cifra universal. Depende de los metros cuadrados, el modelo de gabinete, el brillo, el contenido y el sistema de distribución. Para presupuestar hay que conocer la pantalla prevista y contrastarla con la instalación del recinto.
¿Qué ocurre si el evento es al aire libre?
Se estudian brillo, protección del equipo, viento, lluvia, orientación solar, temperatura, estructura y plan meteorológico. En determinadas condiciones puede ser necesario detener, proteger o desmontar parte de la instalación.
¿Puedo entregar los vídeos el mismo día?
Es arriesgado. Siempre que sea posible, los archivos deberían revisarse con antelación para comprobar resolución, proporción, códecs, tipografías, audio y reproducción. Además conviene llevar una copia de seguridad.
¿El montaje técnico está incluido en el alquiler?
En este servicio la propuesta se prepara contemplando transporte, montaje, configuración y soporte según las necesidades del evento. El presupuesto detalla el alcance concreto, horarios, personal y estructura incluidos.
Siguiente paso
Envíanos los datos del recinto y revisamos la configuración.
Consulta el servicio de alquiler de pantalla LED en Madrid o utiliza la calculadora para obtener una primera referencia antes de preparar el presupuesto completo.